אירועים עסקיים

קרה לכם שהייתם בפגישה עסקית משמימה ומייגעת? חזרתם אתמול מפגש של החברה שלכם ורמת השיממון הרקיע שחקים? סדנת הגיבוש משבוע שעבר היתה יבשה וחסרת טעם לדעתכם?

אירועים עסקיים רבים הופכים למפוספסים ומטרידים ואף מאבדים את המטרה שלשמה הם התכנסו או את המסר והתוכן שהיה אמור להיות מועבר באותו אירוע. מדוע זה קורה ואיך להמנע ממצב עגום שכזה, כל זאת ועוד במאמר שלפניכם.

תכנון של פגישה או אירוע עיסקי שלא ישכח יכול להיות משימה פשוטה עד מאוד. עם מעט מחשבה ותכנון מותאם ונכון, ניתן להפיק אירוע שישאיר אצל המוזמנים שלכם את הרושם הרצוי עוד לפני שהתחיל והרבה לפני שהסתיים.

ממפגש סתמי לאירוע בלתי נשכח...

ישנם מספר קריטריונים עיקריים עליהם כדאי לעבור ולהקפיד במהלך תכנון הפקת אירוע עיסקי על מנת שיהפוך לאטרקטיבי ומעניין וישאיר טעם של עוד אצל כל משתתפיו.

1. מקום- לא לשווא מיקמנו את בחירת המקום כקריטריון ראשון לפני האחרים. מקום האירוע הוא החשוב והקריטי ביותר לצליחת היעד שלכם. התאמת האווירה הטבעית של המקום למסר ומטרצ האירוע, היא למעשה אבן היסוד לכל אירוע או מפגש עסקי מוצלח. יתרה מכך, בחירה נכונה של מקום לאירוע, תשפיע באופן ישיר על מיצובו, האיכות שלו ורמת הדיוק של המסר אותו אתם מעוניינים להעביר בין המשתתפים. מגוון האפשרויות למקומות לאירועים עסקיים הולך וגדל משנה לשנה. אם פעם אירועים ופגישות עסקיות היו מתקיימות בבתי מלון, אולמות כנסים, מרכזי קונגרסים או חדרי ישיבות בבנייני משרדים מפוארים, הרי שהיום המגמה הזו מעט השתנתה. אירועים ומפגשים עסקיים מתקיימים היום גם במקומות בעלי גוון ואופי שונה המעניקים ייחודיות לכל אירוע, כנס או פגישת עסקים. כיום, מקומות לאירועים מעניקים חווית נושא או חווית אירוח או אפילו גיבוש ובכך מלוות את המטרה הראשונית של המפגש. אירועים בספא, אירועים בגן חיות, אירועים בטבע ואפילו אירועים בלונה פארק, כבר לא כאלה נדירים. מגוון המקומות לאירועים הולך וגדל, כבר מזמן שלא מדברים רק על גני אירועים, אולמות אירועים או אירועים בבתי מלון. יחד עם זאת אסור לשכוח את הקו המנחה: מקום לאירוע חייב להיות תואם לאווירה, למטרה ולמסר. לכן אם אתם מתעקשים על אירוע ברמה גבוהה, עם אנשים מכובדים בעלי מוניטין, אם ברצונכם באווירה שקטה ואינה הומה במיוחד- אולם אירועים הוא בדיוק המקום הנכון לצליחת המפגש.

2. תוכן- אם המקום לאירוע הוא הגוף אז התוכן הוא הנשמה. מפגש או אירוע עסקי צריכים להיות מרגשים ומעניינים.יצירת תחושה שמשהו איכותי עומד להתרחש או שעומדת להיווצר הזדמנות לחוויה מדהימה ייצרו עניין שיביא את המשתתפים להיות להוטים לקחת חלק דומיננטי באירוע. בכדי לעשות זאת, תחילה יש לחשוב על הנושא המרכזי אשר סביבו יתרחש האירוע. הנושא יכול להיות נושא אקטואלי שנבחר ע"י ההפקה, השקת מוצר חדש שנשמר בסוד, הודעה על שינוי דרמתי ומהותי בארגון או אפילו אישור עסקה בפגישה חשובה. הבאז סביב האירוע צריך ליצור עניין עוד בטרם האירוע קרם עור וגידים. חשוב מאוד להימנע מאירועים או פגישות ארוכות מידי בכדי לא לעייף את המשתתפים ולאבד את תשומת ליבם. גם התוכן המרתק ביותר יאבד את טעמו אם לא יהיו עצירות מנוחה מדי פעם לעבד את הנאמר ולנשום נשימה לרגיעה. כמו בכל בית ספר המכבד את עצמו בו ניתנת לתלמידים הפסקת עשר/ צהריים/ אוכל, כדי להתרענן מעט ממרתון הלימודים, כך גם בחברה המחזיקה מעצמה איכותית והגונה רצוי ואף ראוי לספק עבור המשתתפים עצירה עם קדיחת המוחות החושבים כאינטרס חיובי וישיר להמשך הפגישה כמובן. הפסקות עם אטרקציות בין המפגשים, ונגיעות של רגש בתוכן עצמו יעשו עבודה טובה. לכן כה חשוב שתוכן האירוע ומקום האירוע יתאמו את האווירה, למטרה ולמסר. 

3. הפקה, ארגון ותכנון מראש- שני הקריטריונים שציינו קודם הם טובים לכשעצמם, אך אינם מספיקים ללא הקריטריון הנוכחי. תכנון מוקדם הוא יסוד חשוב לא פחות להצלחת האירוע. הפקת אירוע הוא תהליך שיש ללוותו משלב הרעיון עד לשלב הסיכום. אחד מהצעדים הראשונים הוא תכנון תקציב יעיל ומבוקר שמאפשר את השגת יעדי האירוע/ הפגישה בעלות אפקטיבית. לאחר שתשיגו עבורכם אישור לתקציב המאורע, יש לבנות לוח זמנים מפורט המגדיר את התזמון של כל אחד מהשלבים בהקמה. עמידה בזמנים חשובה באירועי הפקות ענק כמו גם במקרים של מפגשים עסקיים קצרים של פגישת עסקים או ישיבת סיעור מוחות. 

לכן, אם אתם בעיצומה של מחשבה להפיק אירוע עיסקי עבור צוות עובדים, פגישת עסקים או סדנת גיבוש זכרו את שלושת הקריטריונים שציינו לעיל- מקום טוב לאירוע, תוכן מתאים והפקה מתוכננת ומאורגנת יבטיחו לכם שילוב מנצח לאירוע מוצלח!